Gestire l’approvazione dei post (Social Team)
Il processo di approvazione dei post è una funzionalità utile per assicurare che i contenuti programmati vengano revisionati e confermati prima della pubblicazione finale, evitando così errori indesiderati e rischi reputazionali.
I membri del social media team possono collaborare internamente alla gestione del flusso di approvazione, oppure coinvolgere clienti o responsabili esterni per esaminare ed approvare i contenuti prima della diffusione.
Seguendo questa guida, scoprirai come gestire efficacemente l’intero flusso, dalla creazione all’approvazione finale.
Ruoli e privilegi di gestione
In PostPickr, la gestione del flusso di approvazione cambia in funzione del ruolo del membro del team.
I membri Proprietario, Amministratore, Project Manager e Content Manager del social team interno accedono a tutte le funzionalità della dashboard e, in base ai rispettivi privilegi, possono:
- creare, programmare e sottoporre ad approvazione i post
- modificare il contenuto dei post da approvare
- approvare i post
- rimettere in approvazione i post
I membri Clienti accedono ad una versione limitata e semplificata della dashboard, e possono:
- visualizzare i contenuti programmati sottoposti ad approvazione
- aggiungere note ai post
- approvare i post
- rimettere in approvazione i post
I contenuti programmati sottoposti ad approvazione possono essere pubblicati solo se un membro del team con i privilegi necessari concede l’approvazione prima della data di pubblicazione prevista.
Impostare lo stato di approvazione
I contenuti possono essere sottoposti ad approvazione solo da un membro del social team interno.
Quando crei un contenuto con l’Editor dei post, puoi sottoporlo ad approvazione spuntando la voce “Da approvare” nelle tab “Programma” o “Salva in Rubrica” del pannello di servizio:
Se vuoi assicurarti che il responsabile dell’approvazione venga avvisato tempestivamente, spunta l’opzione “Invia una notifica di approvazione” e scegli dal menu l’utente a cui vuoi inviare una notifica:
Spunta la voce “Aggiungi le note dei post all’email” per includere nella notifica le eventuali note che hai aggiunto in fase di creazione dei post.
Dopo aver programmato o salvato in Rubrica i post, il responsabile dell’approvazione riceverà una email con tutti i dettagli sul contenuto ed un link rapido per visualizzarlo nella dashboard di PostPickr:
Gestire lo stato di approvazione
Per sottoporre ad approvazione un post successivamente alla sua creazione e programmazione, apri le opzioni del post e scegli la voce “Modifica“:
Scorri in basso per visualizzare la sezione delle opzioni avanzate ed espandi la voce “Stato approvazione“:
Spunta quindi la voce “Approvazione” e scegli se inviare la richiesta ad un altro membro del tuo team:
La sezione “Approvazione Post”
Tutti i contenuti sottoposti ad un processo di approvazione vengono raccolti e gestiti nella sezione Palinsesto > Approvazione Post, le cui funzionalità possono variare a seconda del ruolo e dei privilegi assegnati all’utente che vi accede:
Accesso come membro del social team
I membri del social team interno accedono alla versione completa della sezione Approvazione Post, e dispongono di tutte le funzionalità necessarie alla gestione del processo di approvazione.
Nella parte sinistra della sezione vengono elencati tutti i post sottoposti ad approvazione:
ordinati in base ai seguenti criteri:
- post programmati singolarmente, in base alla data di programmazione
- post programmati attraverso le Rubriche, in base alla data di creazione
- post salvati in Rubriche non programmate, in base alla data di creazione
Nella parte destra, attraverso la sezione “Filtra i contenuti“, potrai organizzare la visualizzazione dei post con la massima flessibilità, filtrando per tipologia di programmazione, status di approvazione, canale, autore, formato, etc.:
Clicca sull’icona 
nell’intestazione del post per visualizzare il post in modalità Anteprima Social all’interno del feed dei contenuti:
Utilizzo delle Note
Le note sui post rappresentano uno strumento particolarmente utile nella gestione collaborativa delle approvazioni.
Esse permettono ai membri del team interno e ai Clienti, di aggiungere commenti e suggerimenti direttamente all’interno del flusso di lavoro, facilitando la comunicazione e la collaborazione durante la revisione dei contenuti.
Clicca sul pulsante “Aggiungi nota” per aggiungere un commento, un promemoria o segnalare una modifica:
Si aprirà una finestra nella quale potrai aggiungere il tuo commento:
I post in cui sono state aggiunte le note visualizzano un’etichetta gialla con il numero di commenti presenti. Clicca sull’etichetta per visualizzare la conversazione completa o per aggiungere un nuovo commento:
Ogni volta che un membro del social team o un cliente risponde alle note sui post che hai creato o modificato, riceverai una notifica email o una notifica push sull’app PostPickr Notify:
Richiedere un’approvazione complessiva
Per inviare un’unica richiesta di approvazione per tutti i post in attesa, clicca sul pulsante “Richiedi Approvazione” in alto a destra e scegli il membro del team a cui inviare la notifica:
Il responsabile dell’approvazione riceverà una notifica email o push con un link rapido per accedere alla sezione Approvazione Post.
Approvare i post
I post in stato di approvazione sono contrassegnati da un pulsante celeste con la dicitura “Approva“:
Per approvare il post, clicca sul pulsante Approva. Lo stato del pulsante cambierà in “Approvato“:
L’azione è reversibile fino a quando il post non verrà pubblicato. Per rimettere in approvazione il post clicca sul pulsante 
.
Se approvi un post con una data di programmazione antecedente, potrai decidere se pubblicarlo subito oppure modificare la data di programmazione:
Ogni volta che un membro del social team o un cliente approva un post che hai creato o modificato, riceverai una notifica email o una notifica push sull’app PostPickr Notify.
Attraverso la sezione Preferenze, i membri Proprietario, Amministratore e Project Manager potranno scegliere se ricevere una notifica email anche quando viene approvato un post creato da un altro membro del team:
Approvare i post dal Calendario
Oltre che dalla sezione Approvazione Post, è possibile approvare i contenuti direttamente dal Calendario. I post da approvare vengono evidenziati da un cerchio rosso intorno all’icona del canale:
Clicca sull’icona del canale per aprire il post intero e procedi all’approvazione:
Tracciare le attività del post
Per migliorare la trasparenza e l’accountability del workflow editoriale, in PostPickr è disponibile un registro dettagliato delle attività svolte sui post.
Puoi accedere al Registro Attività attraverso il menu delle opzioni del post:
Si aprirà una finestra contenente la cronologia delle attività svolte dai membri del team, come:
- creazione e modifiche successive
- richieste e conferme di approvazione
- eventuali rimandi in approvazione
Notifiche e avvisi in dashboard
In aggiunta alle notifiche email/push, ad ogni nuovo login i membri del social team visualizzeranno un banner di avviso con il riepilogo di tutti i post da approvare suddivisi per Progetto:
Cliccando sulle voci verrai automaticamente reindirizzato alla sezione “Approvazione Post” del relativo Progetto.
Inoltre troverai un notifica dei post da approvare anche nella sezione Panoramica > Notifiche nel Progetto:
Clicca sul riquadro per accedere rapidamente alla sezione “Approvazione Post”.
Accesso come membro Cliente
I membri con ruolo Cliente partecipano al processo di approvazione attraverso una versione semplificata della dashboard, limitata alle sole sezioni “Approvazione Post” e “Calendario“:
Per rendere la fruizione dei contenuti più chiara ed intuitiva, il membro Cliente visualizzerà direttamente le anteprime social dei post.
Il Cliente non ha privilegi di modifica, ma potrà approvare i post oppure commentarli con una nota, nelle stesse modalità previste per i membri del social team.